I clienti che pagano in ritardo o che lasciano la fattura insoluta sono un rischio comune a tutte le imprenditrici e freelance. Cosa fare per evitare di trovarsi in questa situazione?
Cosa fare quando il cliente tarda il pagamento?
Freelance: come prevenire gli insoluti
“Prevenire è meglio che curare”. Ed è proprio vero: la tua autotutela inizia dalla fase di prevenzione, che è interamente incentrata su come viene impostato il rapporto con il cliente.
In particolare, i due punti chiave della prevenzione sono:
- conosci il tuo cliente;
- adotta delle clausole generali di contratto che siano tutelanti per il tuo compenso
Cosa significa conoscere il tuo cliente?
Tenere un’anagrafica completa del tuo cliente è un buon punto di partenza, ma non equivale a conoscerlo
Parlando di tutela del tuo compenso, infatti, sarà necessario che tu sappia – anche in maniera approssimativa – qual è il fatturato e l’utile del tuo cliente. È necessario che tu riesca a capire se il servizio da te offerto è in linea con le sue capacità di spesa: se il servizio è oltre le sue capacità di spesa, il rischio di insoluto aumenta.
Certi tipi di impresa hanno l’obbligo di depositare i bilanci e dunque il dato è pubblico: puoi scoprirle mediante le informazioni della Camera di Commercio a mediante alcuni siti gratuiti, tra cui ti segnalo: https://registroaziende.it/
Se, invece, il cliente è un libero professionista o un’impresa che non ha l’obbligo di depositare il bilancio, la sua documentazione reddituale non è pubblica, per cui dovrai fare affidamento alla tua capacità di disamina nel corso dei colloqui che avrai con lei/lui.
Adotta delle clausole generali di contratto che siano tutelanti per il tuo compenso
Avere un contratto che riepiloga tutti gli obblighi delle parti semplifica il rapporto, non lascia spazio a strumentalizzazioni e previene i momenti di difficoltà.
Quali sono le clausole che tutelano il compenso e non possono mancare nel tuo contratto?
Le clausole che individuano chiaramente le prestazioni di ciascuna parte
La tua prestazione:
Quante volte ti è successo che il cliente abbia preteso prestazioni accessorie che non erano incluse nel prezzo, ma si era creato un equivoco in merito?
Il contratto deve dire in maniera chiara cosa sei tenuta a fare: non farai di meno, ma salvo tua diversa decisione, non sarai tenuta a fare di più.
Se il cliente vuole aggiungere un bene/servizio accessorio occorre adeguare il compenso.
La prestazione del cliente, il pagamento:
La clausola che regola il pagamento deve rispondere in maniera chiara e precisa a tre quesiti:
- quanto? Indica il prezzo complessivo del vostro lavoro.
- quando? Indica le scadenze esatte dei pagamenti.
- come? Indica le modalità di pagamento: ad es. per il bonifico indicate l’IBAN.
Le clausole che individuano una “via di fuga”
Ciascuna parte ha bisogno di vedere tutelata l’ipotesi in cui sia insoddisfatta dal rapporto professionale in essere: avere uno strumento e delle regole da osservare per uscire da una situazione di crisi, aiuta ad agire con correttezza e senza colpi di testa.
Anche questa tipologia di clausole serve a salvaguardare il compenso da comportamenti improvvisi e spiacevoli da parte del cliente.
- Clausola di recesso: disciplina come chiudere il contratto anticipatamente. Solitamente deve essere dato un preavviso minimo (es. 60 giorni) con una determinata modalità (es. PEC). Specifica che il compenso per il periodo di preavviso è dovuto!
- Clausola risolutiva espressa: prevedi delle specifiche ipotesi di grave comportamento del cliente al cui verificarsi sei autorizzata a chiudere immediatamente il rapporto.
Le clausole che individuano delle punizioni
Interessi: senza entrare nei tecnicismi legali, possiamo definire gli interessi come il prezzo del ritardo del cliente nel pagare la fattura.
Decorrono dal giorno successivo alla scadenza della fattura, fino all’effettivo pagamento. Se il contratto non prevede nulla si applicano gli interessi legali.
Se il cliente è un freelance, un libero professionista o un’azienda potrai indicare nel contratto gli interessi di mora relativi alle transazioni commerciali.
Che differenza c’è?
Vediamolo. Ad esempio:
- fattura di € 3.000 scaduta da 12 mesi
- interessi legali: € 35,00
- interessi di mora: € 240,00
Penali: In caso di violazione di un determinato accordo contenuto nel contratto, il cliente sarà tenuto al pagamento di una somma di denaro.
Ad esempio:
- violazione dell’obbligo di riservatezza;
- divulgazione del materiale consegnato durante l’esecuzione del contratto;
- violazione del patto di esclusiva
- ritardo oltre un certo termine nella consegna di materiale/documenti.
Caparra penitenziale: Prevedere che alla firma del contratto il cliente versi una somma quale «prezzo del recesso».
Attenzione: se il Cliente decide di recedere, trattieni la caparra. Se tu vuoi recedere, gli devi il doppio della somma.
Freelance: come stilare un preventivo efficace
Molti clienti mi chiedono se il preventivo sia un contratto.
Il preventivo non è un contratto: è un atto precontrattuale in quanto individua nel dettaglio alcuni aspetti della tua prestazione e del pagamento.
Tuttavia, il preventivo può diventare un contratto quando reca la firma del cliente per accettazione delle condizioni proposte.
Attenzione, il testo di un preventivo che prevede esclusivamente i dettagli delle prestazioni e del pagamento non è sufficiente per tutelarti in maniera adeguata.
Che rimedio adottare? dotati di un modulo standard di condizioni generali di contratto da far firmare al cliente quando accetta il preventivo.
Fare self – care
Quando il cliente tarda il pagamento, impostare tempestivamente una corretta comunicazione può rivelarsi decisivo per risolvere velocemente il problema: se il cliente è in ritardo con il pagamento, non esserlo tu nel gestire la situazione.
Gestire il mancato pagamento e l’eventuale conflitto che ne sorge con il cliente può essere complesso, faticoso e frustrante.
La tendenza è quella di indugiare e aspettare eccessivamente.
A volte si fa eccessivo affidamento sulla correttezza/capacità del cliente.
I fattori determinati che devono guidarti sono tre:
La durata del ritardo:
- Ritardo lieve: dalla scadenza della fattura decorrono massimo 60/90 giorni.
- Ritardo grave: il termine per il pagamento è scaduto da oltre 90 giorni.
Il motivo per cui il cliente non paga:
- Insoddisfazione
- Difficoltà economiche
- Scorrettezza
La volontà di preservare il rapporto:
- desideri mantenere il rapporto
- vuoi chiudere il rapporto
Al variare di questi fattori adotterai differenti strategie di comunicazione:
Comunicazione interlocutoria (mail, msg e telefonate): se il cliente ha dato segnali di insofferenza prima dell’emissione della fattura o se il ritardo è molto lieve adotterai una strategia di comunicazione soft volta a:
- ottenere il pagamento
- gestire le insoddisfazioni senza esporti a profili di responsabilità
- capire il motivo del ritardo nel pagamento
Sollecito di pagamento informale (mail): se il ritardo è lieve puoi inviare un sollecito di pagamento che non segue formule testuali ben precise. Ad esempio, puoi adattare il testo in base a quanto emerso nella fase interlocutoria.
Intimazione ad adempiere e messa in mora (pec o raccomandata a/r): in caso di ritardo grave è necessario inviare questa comunicazione formale, il cui testo deve contenere questi elementi:
- la somma complessivamente dovuta; le modalità con cui provvedere al pagamento;
- il termine per provvedere al pagamento: entro 15 giorni;
- l’avviso che, decorso il termine senza che sia avvenuto il pagamento, tutelerai le tue ragioni di credito presso le competenti autorità giudiziarie senza ulteriori preavvisi;
- la missiva vale ai fini interruttivi della prescrizione ai sensi dell’art. 2943 c.c.
Dove trovi l’indirizzo pec di un’azienda o un professionista? Qui!
https://www.inipec.gov.it/
https://domiciliodigitale.gov.it/dgit/home/public/#!/home
Lo scopo principale della comunicazione è ottenere il pagamento della fattura in breve tempo. Se dagli scambi con il cliente capisci che non è possibile, cerca di raggiungere un accordo con il cliente!“Meglio un cattivo accordo che una buona sentenza”.
“Meglio un cattivo accordo che una buona sentenza”.
L’accordo può prevedere un pagamento rateale, un saldo e stralcio (in altre parole, uno sconto) o una soluzione che unisce lo sconto al pagamento rateale.
Considerate le precedenti difficoltà avute con il cliente, riepiloga le condizioni dell’accordo in un documento scritto firmato da te e dal cliente: l’atto di transazione. Non è un documento obbligatorio, ma è maggiormente tutelante averlo.
Nel testo di questo atto è importante siano riepilogate le somme che originariamente ti doveva il cliente: questa parte si definisce “riconoscimento di debito” e sarà molto utile se si renderà necessaria la tutela legale del tuo credito.
Avvenuto il pagamento di tutte le somme concordate, il cliente potrebbe giustamente chiederti un documento in cui confermi che – per quello specifico accordo – non ti deve più nulla: è la quietanza liberatoria. La sua richiesta è corretta per cui, se ha pagato tutto il dovuto, puoi procedere al rilascio del documento senza timori.
Al contrario, se desideri interrompere il rapporto del cliente, sappi che, se questo non paga alla scadenza stabilita puoi rifiutarti di eseguire il lavoro.
Ad ogni modo, vista la delicatezza della situazione, ti suggerisco di affiancare a questa scelta la consulenza con una professionista specializzata così che tu non abbia alcuna responsabilità.
SOS!
Quando l’insoluto persiste chiedere aiuto a una professionista specializzata in materia è la scelta più corretta da fare.
Un’avvocata/o è indispensabile per la tutela del tuo compenso quando la situazione è patologica e richiede la redazione di atti giudiziali.
