Sfrutta le giuste le risorse del web per la tua produttività. Uno dei segreti della produttività personale sta nel disporre delle informazioni giuste al momento giusto, in termini di lavoro condiviso, archivio e lavoro on line.
“Considerate il computer alla stregua di un pensatorio”
Devid Allen
Uno dei segreti della produttività personale sta nel disporre delle informazioni giuste al momento giusto, e questo nella pratica significa poter aver accesso ai tuoi dati di lavoro ovunque ti trovi in modo semplice e veloce.
Ma nella pratica di cosa si tratta?
Vuol dire utilizzare alcuni strumenti online che ti permettono di lavorare in qualunque luogo allo stesso modo.
Tutte le App che ti suggerirò in questo articolo sono accessibili da un qualsiasi browser, sono scaricabili in tutti i devices e tra loro si integrano perfettamente.
Questo è un dettaglio non trascurabile, che farà in modo che tu possa vedere le stesse cose dal cellulare, dal pc e dal tablet e che i contenuti siano sempre aggiornati.
In più ti consiglio di scaricare la versione desktop sul pc che usi con più frequenza.
Ora che abbiamo visto i dettagli più tecnici, analizziamo gli strumenti utili per il tuo lavoro.
Archivio online
Poter avere accesso a tutti i dati che servono è a dir poco fondamentale. Per questa ragione ti consiglio di creare la cartella dei documenti di lavoro in un cloud.
Ottimi strumenti per l’archivio on line sono: Dropbox, Google Drive e Onedrive.
Se lavori con molti clienti diversi ti consiglio di sfruttare tutte le piattaforme e differenziare i contenuti, così potranno essere sufficienti le versioni gratuite.
Puoi usare, ad esempio, Dropbox e Google Drive per i clienti e Onedrive (gratuito per chi ha una licenza office) per i tuoi dati personali.
La cosa importante, indipendentemente dal cloud che scegli, è quello di prevedere un backup regolare su un altro dispositivo. La regola del backup è 3, 2, 1: 3 copie, su 2 dispositivi differenti (es. cloud e disco del pc portatile), più 1 copia scollegata da internet che non si muova dall’ufficio (es. disco fisso esterno).
Lavoro on-line, con clienti da remoto
Capita molto spesso di dover lavorare con persone che non sono fisicamente vicino a noi, ed è quindi molto utile poter lavorare sugli stessi file e tenere aggiornate le informazioni per tutto il gruppo di lavoro.
In questo senso sono bandite le mail, perché creano un ping pong poco efficiente. Meglio usare questo strumento solo per le persone esterne al gruppo di lavoro.
Per scegliere quale strumento usare è molto importante capire da subito cosa si vuole condividere e con che obiettivo.
Se ad esempio si tratta di raccolte di file, come una raccolta di articoli per una pubblicazione, o una raccolta di fotografie di eventi, allora vanno benissimo le riflessioni fatte per l’archivio on line.
Se invece c’è bisogno di condividere idee, dati o di elaborare dei file, come un comunicato stampa, il testo per un sito e via dicendo, ecco che un foglio di lavoro condiviso è la soluzione ideale.
Sia quelli di Google, sia quelli di Dropbox, vanno benissimo: si salvano in automatico, tengono traccia delle modifiche ed è possibile fare dei commenti.
Se si tratta di lavorare insieme decidendo chi fa che cosa, o di far sapere a che punto è un progetto: ecco come far funzionare un flusso di lavoro condiviso.
Lavoro condiviso
Per poter lavorare insieme ed essere aggiornati sullo stato delle cose è possibile condividere informazioni e dati su molte piattaforme: Trello, Asana, Monday, Todoist, giusto per citarne alcune.
La base di questi software online è quella di poter organizzare diversi task di un progetto, assegnarli, definire un tempo di esecuzione, una priorità, una scadenza. Così facendo è poi possibile creare le to do list per ogni singola persona del gruppo di lavoro, definire un calendario comune, valutare il tempo investito in ogni progetto (e quindi il costo) e avere a disposizione strumenti come il Gantt.
Ogni programma ha poi le sue specificità, ma quello che vorrei che fosse chiaro è che per lavorare bene è necessario aver definito fin da subito l’obiettivo del lavoro e il livello di condivisione.
Quando usiamo questi strumenti, infatti, chi non è avvezzo si trova in difficoltà e spesso il team dedica troppo tempo a implementare l’App, piuttosto che a svolgere il lavoro stesso.
Il mio consiglio dunque è: semplicità
Scegli cosa usare in base a cosa devi fare e usa solo le funzioni che ti servono.
In super velocità:
- Trello è molto versatile, è lo strumento giusto per un Kanban o una checklist;
- Todoist è un’ottima soluzione per delle liste di azioni e per l’assegnazione delle stesse;
- Pocket e Instapaper sono perfette per una rassegna stampa di contenuti on line;
- Evernote e Notion per un brainstorming di idee o una condivisione di appunti.
E qui mi fermo perché, per queste due App, così come per Asana e Monday, bisogna voler dedicare tempo a conoscere lo strumento in sé.
E qui scatta la riflessione: quando è utile? Tutto dipende dalla complessità del progetto.
A volte per un lavoro di gruppo un Gantt su un foglio di calcolo condiviso è più che sufficiente. O un brainstorming su un foglio di testo.
Lo scopo di questa carrellata di nomi è proprio quello di farti riflettere sulle tue necessità. In base a queste fai la tua scelta per lavoro condiviso e per l’archivio e il lavoro on line.
Ogni tipologia di lavoro e ogni gruppo di lavoro hanno esigenze diverse e scopi diversi, quindi la chiave per non perdere efficienza è quella di scegliere lo strumento adatto con l’idea però di partire sempre dalla versione più semplice e poi, se necessario, articolarla.
E per te, qual è il tuo strumento “mai più senza?”
