Quando organizziamo un evento online, ma anche in caso di organizzazione di un evento in presenza, non possiamo dimenticare di trattare il tema della privacy.

Nell’incontro della Rete al Femminile di Biella: “Il tuo evento online: come evitare errori e lasciare il segno” ne ho parlato evidenziando i principali aspetti da tenere in considerazione.

Cos’è la privacy?

Per sgomberare ogni dubbio, partiamo dalle basi. Innanzitutto facciamo riferimento al Regolamento UE 2016/679, noto come GDPR (General Data Protection Regulation), che è il Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali nato nel 2016 e recepito in Italia da specifiche Disposizioni Attuative che l’hanno reso obbligatorio dal 2018 per l’esattezza dal mese di Maggio del 2018.

E cos’è la privacy? È la protezione dei dati personali dove per dati personali si intendono quei dati che identificano e afferiscono alle persone fisiche (e non a quelle giuridiche). Il Regolamento, quindi, non disciplina il trattamento dei dati personali relativi a persone giuridiche, in particolare imprese dotate di personalità giuridica.

Quali sono i dati personali di cui si parla?

Dobbiamo prestare attenzione ai dati personali, quelli “comuni” (quali per esempio: nome, cognome, email, numero di telefono, codice fiscale, IBAN, ecc…) e quei dati che vengono detti “particolari” che a loro volta si dividono in “sensibili” (che afferiscono a determinate sfere sensibili quali esempio la salute, il credo religioso, l’appartenenza politica o l’orientamento sessuale) e “giudiziari” (che si riferiscono ad esempio al casellario giudiziale). Oltre a tali dati però non dobbiamo dimenticare che costituiscono dati personali anche le immagini e le registrazioni audio e video che possono identificare una persona fisica.

“Ma io i dati non li tratto”

Spesso mi sento dire questa frase, tieni però presente che per “trattamento dei dati” si intendono tutte le attività che vanno, ad esempio, dalla semplice raccolta, alla registrazione, alla conservazione e diffusione, alla modifica o alla consultazione dei dati fino alla distribuzione degli stessi. Se fai anche solo una di queste cose, di fatto, stai trattando i dati e quindi devi gestire anche gli aspetti legati alla privacy.

“Quando gestisco i dati in un evento?”

Per un evento possiamo, in linea di massima, evidenziare tre momenti dove gestisci i dati personali:

• in fase di iscrizione, se un evento la prevede, sicuramente raccogli dei dati comuni;
• durante l’evento, se scatti fotografie o registri l’evento (con registrazioni audio e/o video) se ritraggono i partecipanti;
• post evento, se decidi di utilizzare i dati che hai raccolto per fare delle attività divulgative o promozionali.

“Quindi cosa posso fare?”

Devi tenere presente che nell’evento non puoi:

• raccogliere i dati comuni senza aver dato una “Informativa” agli iscritti e di conseguenza non puoi non spiegare agli interessati le finalità e le modalità di trattamento dei dati raccolti,
• fare fotografie e registrazioni audio e video che ritraggono le persone senza aver chiesto il “Consenso” agli interessati,
• diffondere i dati e le immagini senza il “Consenso” degli interessati e senza aver indicato nell’Informativa quali sono i destinatari dei dati, 
• fare attività di marketing post evento senza aver raccolto il “Consenso” degli interessati. Non puoi mandare del materiale promozionale ai partecipanti all’evento senza che abbiano potuto esprimere il loro consenso.

Gestire i dati in conformità al Regolamento UE

Per gestire al meglio i dati, in conformità al Regolamento UE 2016/679 ti devi ricordare di:

• fornire una “Informativa” agli utenti all’atto dell’iscrizione in cui  devi spiegare, tra le altre informazioni che devono essere contenute, anche le finalità di raccolta dei dati, i tempi di conservazione e gli eventuali destinatari, 
• richiedere il “Consenso” per l’utilizzo di fotografie e di registrazioni audio e video. Ricorda che il consenso va richiesto per l’uso delle immagini, per le finalità di marketing o di profilazione (oltre che nel caso di trattamento di dati particolari). Nel caso di minori, il consenso deve essere firmato dal genitore o dal titolare della responsabilità genitoriale,
• conservare i dati per un tempo congruo definito nell’Informativa e con le opportune misure di sicurezza che devono essere definite in specifica documentazione,
• promuovere nuove iniziative mandando mail di promozione solo dopo che l’utente ti ha fornito il consenso.

Questi sono alcuni degli aspetti da tenere presente per gestire al meglio e in conformità con il Regolamento UE 2016/679 la protezione dei dati dei propri utenti. 

La protezione dei dati è un dovere e un diritto di tutti.

La privacy è una materia articolata che prevede diverse sfaccettature da prendere in considerazione e dunque la sua applicazione va sicuramente contestualizzata alla situazione e alla realtà in cui si opera.

Se hai domande scrivile nei commenti!

Bettina Gallia