L’organizzazione è una cosa seria che però necessita del nostro tocco personale per essere vissuta senza ansie.
Quando ho iniziato a lavorare in proprio il primo pensiero che mi elettrizzava era l’organizzazione, a tutto tondo. Organizzare il mio spazio di lavoro, organizzare i miei tempi, organizzare gli incontri con i clienti, tutto bellissimo. Ma come potevo fare? Da dove partire?
Il concetto che un creativo sia spesso disorganizzato e caotico nella gestione del proprio tempo è poco corretto, a mio parere. Non penso di essere meno creativa perché ho fatto dell’organizzazione una mia priorità, ma perché credo sia uno stereotipo che non ci faccia onore. Nel mio lavoro vorrei essere considerata all’altezza delle aspettative e quindi sono sempre alla ricerca di un mio metodo personale per non perdermi nessun dettaglio.
Organizzazione fa rima con passione!
Sarò un po’ troppo romantica, lo so, e forse non ti piacerà leggere questa mia teoria personale: penso che essere organizzati sia un po’ come appassionarsi a qualcosa o a qualcuno. Quando ci travolge una passione, anche un amore volendo, vogliamo fare le cose per bene e non perderci neppure il più piccolo dettaglio. E come si può fare? Informandosi, studiando e cercando il nostro passo, come quando si va in montagna e si deve affrontare un percorso importante. Non è correndo tutto d’un fiato, ma con la costanza e gli strumenti giusti che si arriva alla meta.
Per essere libero professionista devi trovare il tuo modo. Capire chi sei e volerti bene per farti trovare da chi si deve appassionare al tuo lavoro tanto da volerti affidare progetti e lavori. Ognuno di noi ha una propria velocità, una voce e caratteristiche che vanno nutrite coltivate e, insieme ai difetti, fanno parte del proprio mondo. Ed è importante averne consapevolezza per poter lavorare al meglio delle tue possibilità.
Piccoli strumenti, grande organizzazione
Per poter essere organizzata come si deve, ti servono degli strumenti. Alcuni sono propri della tua professione. Nel mio caso, visto che sono una graphic & visual designer, mi serve un computer, una serie di programmi, una stampante per fare delle bozze o per stampare le fatture per i miei clienti, fogli e colori. Poi ci sono strumenti che vanno al di là delle regole professionali e sono quelli che ci aiutano con l’organizzazione. Vediamo quali potrebbero venirti in aiuto.
La cassetta degli attrezzi dell’organizzazione
Quando si lavora con altre persone è giusto avere un piano che sia semplice, ma efficace. Una volta stabiliti gli obiettivi possiamo condividere i vari compiti con alcune app molto utili. Ecco quelle che ti suggerisco perché sono tra le mie preferite.
Trello
Trello ti permette di creare pannelli di lavoro con i vari task (compiti) da assegnare ai componenti del team, dando anche deadline da rispettare. Si possono gestire progetti grazie a bacheche condivise, personalizzando flussi di lavoro. E fare liste da aggiornare man mano. Si possono scrivere commenti, allegare file e visualizzare le schede in un calendario.
Asana
Io trovo molto ben fatta anche Asana, che ha un sistema simile ma, a mio parere, ha potenzialità davvero notevoli. Puoi usarla sia in versione desktop, sia sul tablet o dal cellulare, è sincronizzabile e di facile comprensione. Pulita e ordinata, utile per lavorare in team o da soli.
Google Drive
Se vuoi lavorare con altre persone puoi condividere file con Google Drive, che anche noi in redazione troviamo utilissima! Comoda, veloce e organizzabile in pochi minuti, questa opzione della tua casella mail ti offre dei programmi free per scrivere testi, creare fogli di calcolo e molto altro ancora. La trovo utilissima perché ha, tra le sue applicazioni, un calendario super! Si possono creare più calendari da condividere con altre persone per ricordarsi le cose da fare, gli impegni, le visite e gli appuntamenti. Per una mamma freelance è davvero una mano non indifferente nella gestione domestica e lavorativa, perché si possono avere tutti i calendari ben visibili anche sul cellulare.
Gestione del tempo, questa sconosciuta
Uno dei problemi di lavorare da casa è la gestione del tempo. Tempo fa un mio amico che ha aperto un coworking a Milano ha pubblicato un video nel quale, per pubblicizzare lo spazio di condivisione, sgridava i liberi professionisti che lavorano da casa in pigiama. Concordo. L’organizzazione è tutto per essere produttivi. Quindi bisogna crearsi una routine personale da freelance.
Avere orari che ci permettano di essere efficaci e sul pezzo. Svegliarsi, prepararsi, fare colazione. Con i tuoi ritmi, ma non restare in pigiama tutto il giorno. E non perderti dietro alle newsletter o ai social network. Datti una regola.
Le basi per lavorare al meglio sono determinazione e una buona to do list, i migliori strumenti di un freelance.
La tecnica Pomodoro
La tecnica Pomodoro è una strategia di gestione del tempo ideata alla fine degli anni ‘80 da Francesco Cirilli. Questo programmatore aveva capito che, utilizzando un timer per scandire il tempo da dedicare alle varie attività importanti, riusciva a gestire al meglio il proprio lavoro. Il nome della tecnica deriva dal sui timer da cucina, che era a forma di pomodoro 🙂
Se vuoi approfondire come funziona questo metodo puoi leggere questo articolo di approfondimento oppure sperimenta subito con le app che sono nate in seguito.
Focus Keeper e le altre app salva tempo
Di app per la gestione del tempo ce ne sono davvero tantissime. Io suggerisco spesso Focus Keeper, per iOs. Per Android, invece, Productivity Challenge Timer.
Wunderlist e Any.do, per fare liste efficaci e condivisibili con altre persone, ma ce ne sono tantissime: da quelle per la lista della spesa a quelle per task più importanti.
Tanta organizzazione necessita riposo e movimento
L’organizzazione non è niente senza riposo e pause. Ossigenare la mente e il corpo è importantissimo.
Quindi organizzati in modo da dormire abbastanza ore la notte, perché il cervello ha bisogno del sonno per rigenerare le cellule e le varie sinapsi. Il corpo necessita di movimento e di rilassamento. Io amo l’app Runtastic perché mi aiuta a fare attività fisica, e Gaia per seguire lezioni di yoga comodamente da casa.
Uno strumento davvero utile per chi, come me, spesso lavora stando sulla propria sedia davanti al computer, è FitBit. Non un semplice wearable, cioè dispositivo da indossare esteticamente bello, ma una vera miniera di consigli e grande motivatore. Ogni ora mi ricorda di alzarmi e di fare almeno 250 passi, per raggiungere il mio obiettivo di 10000 passi quotidiani. Controlla il battito del cuore, le calorie consumate e aiuta a rilassarsi con la respirazione in due minuti! Nell’app puoi aggiornare tabelle riguardanti l’acqua che bevi o il cibo che mangi. Insomma: un personal trainer a portata di polso!
Non ho citato la mia amata agenda perché ne parlerò in un altro articolo. La cancelleria merita un capitolo tutto per sé, soprattutto in questo momento nel quale la tecnologia sembra avere la meglio, planner agende e calendari stampati occupano un posto speciale nel cuore e negli spazi di lavoro delle creative.
