Quando il servizio che manca lo trova il cliente

Quando il servizio che manca lo trova il cliente

Mi chiamo Michela e mi occupo di facilitare le cose e ottimizzare il tempo altrui. Detto così è un po’ breve, ma il nocciolo del mio lavoro è quello e deriva dal fatto che ho un’esperienza decennale come Manager Assistant che equivale in alcuni contesti a occuparsi di attività molto diverse, tutte in un’unica giornata.

Perché questa introduzione? Perché un giorno una reticella mi chiede: ma a te piace Power Point? Io dovrei tenere un corso, ho degli appunti in word che dovrei mettere nelle slide..ma non sono veloce e non mi piace particolarmente.
Sì a me piace mettere le mani in Power Point, anche se uso Canva per ispirarmi, per visualizzare meglio le idee, per creare un nuovo progetto..sono visiva e pignola: quindi sistemare presentazioni è perfetto.
Ci sentiamo via Skype, ci accordiamo per il Provami da 5 ore, visto che è testo in bozza da mettere su slide…io sono veloce…che sarà mai?
E poi arriva il materiale.
La prima parte del materiale: 15 pagine su Word scritte in Times 12 da trasformare in concetti visivi, formattati, con un ordine visivo e spaziale che possa accompagnare un corso da 8 ore con blocchi di testo, codici e nozioni che sono argomenti leggeri da rendere in immagini come un pranzo di Natale a casa dei parenti.
Il template fornito dal cliente della mia cliente è sui toni del bianco nero con titoli in rosso cremisi, con zero possibilità di modifica del template. Oltre il brio.
Non paga, Miss V. mi aggiunge che ci sono anche circa 10 slide da “ricostruire” da una presentazione diversa. E quando va bene sono tabelle, diversamente sono oggetti, frecce, forme ecc.
Insomma, non una passeggiata di salute. Mi è subito chiaro che per quanto io possa essere veloce, trasporre testo di diritto bancario in concetti non è immediato, ma il tempo incalza perché il cliente del mio cliente vuole controllare tutto e vuole farlo 15gg prima..ergo siamo tra il sotto data e il ritardo!
Il tempo stringe, il time tracking registra tutto, il lavoro è immane, ma tengo botta.
Finalmente, arrivo alla parte delle slide da ricostruire e di nuovo mi dico..ok, ora devo “solo” rifare il diagramma.
Dopo aver ricreato un paio di slide, provo a importare quelle più complesse e…sono un genio! funziona!
No, non proprio. Sconforto.
Ora, tutti quelli che hanno a che fare con documenti scritti da chi non sa usare Word (o qualsiasi editor di testo che non sia .Txt) sanno che si sgama subito chi non sa formattare perché fa gli spazi e da venti invii perché non sa usare le tabulazioni, l’allineamento e scrive nelle caselle di testo andando a capo perché non sa impostare l’interlinea e la spaziatura. Ecco idem sulle slides.
C’è chi mette titolo e sottotitolo e testo tutto nella stessa slide cambiando carattere e dando un sacco di spazi, oppure chi crea figure e forme e poi usa una casella di testo per parola e le raggruppa tutte.
Quindi all’una di notte capirete che il mio entusiasmo subisce una clamorosa battuta d’arresto, perché la slide con il tema originale arriva con le forme e i testi spezzettati in 100 caselle di testo per ogni parola.
Un incubo, ma ormai lavoro come un automa: importo, copia formato, no non Arial 26 ma il Monserrat light 28, giustifica, cambia layout forma, cambia gradazione rosso, separa, copia, riscrivi il testo, raggruppa di nuovo. E da capo.
L’orologio segna le due, Miss V. ha l’appuntamento il giorno dopo alle 10 a Milano e riguarderà tutto in treno.
Ha fatto il possibile per sintetizzare, ma la materia è complessa, il cliente è rognoso e la scadenza per farsi approvare le slide imminente.
A suon di Coca Zero copio, sistemo, formatto, allineo: ho le slide in modalità griglia e ormai ho l’occhio pallato a furia di centrare e allineare le caselle di testo ma la soddisfazione di vedere la fine avvicinarsi è alta.
Trovo anche delle immagini che possano esprimere concetti leggeri come Trust, Compliance bancaria, Rischio e controller (do il meglio di me aggiungendo una stilosissima foto in bianco e nero del remote control della playstation)..insomma la presentazione viene bene.
Abbiamo anche aggiunto due video per non far stramazzare i corsisti, che scarico ed embeddo nelle slide e le lascio nella cartella. Si scoprirà in aula che la versione Windows del PC è talmente obsoleta che mi tocca convertire al volo i file in .avi affinché vengano letti e riprodotti.

Grazie a questa esperienza che è stata intensa, ma alla fine molto divertente (formattare mi mette di buon umore, che ci posso fare?), ho potuto collaborare con una persona splendida che non conoscevo, ho imparato alcuni trucchi e soprattutto ho messo a punto un servizio che fa solo questo: ho scoperto che per molte persone il concetto di divertente di solito non include fare slide in Power Point.

 

by Michela Luoni
michela@dailyfacilitator.it
http://dailyfacilitator.it/index.html

 

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